Basis-Einstellungen

...die Basis für die Digitalisierung Element 2 Stammdaten

Wesentliche Voraussetzung für die Digitalisierung sind in der GASTROdat Hotelsoftware einzustellen bzw. schon eingepflegt.
Somit ist der Einsatz unserer Online-Produkte sehr schnell und einfach umsetzbar.

Das Pflegen der Stammdaten prägt das Erscheinungsbild und gewährleistet die richtigen Information und Preise je nach Einstellungsvarianten.

Hier eine Auflistung der wesentlichen Einstellungen und danach ausführlich zu den Punkten deren Auswirkung auf die Online-Produkte:

Setup Stammdaten

Setup Stammdaten

Hotelinfo (Name, Adresse, Bankverbindung, usw.)

Diese Informationen werden im Digitalen Angebot dargestellt. Einmal angelegt, können diese auch in allgemeine Schablonen (Anzahlungsvorschreibung, Debitorentexte,...) eingebaut werden.

Hotelinfo

Saisonzeiten

Durch das Einstellen der Saisonzeiten errechnet das Programm beim Aufbuchen einer Leistung den richtigen Preis in Abhänigkeit vom Buchungszeitraum.
Zusätzlich können Sie in den Saisonzeiten auch Wochenend- und/oder Tagespreise festlegen. Bei vertraglichen Konditionen mit Reisebüros, Firmen oder anderen div. Vertriebspartnern haben Sie die Möglichkeit für jeden Ihrer Vertragspartner über separate Preisstufen eigene Saisonzeiten zu hinterlegen.

Saisonzeiten

Gästekategorien

Gästekategorien sind ein wichtiges Hilfsmittel für Ihr Marketing. Market Codes sollen Ihnen Auskunft über die Vorlieben und Interessen Ihrer Gäste geben, um gezielt Marketingaktionen setzen zu können. Gästekategorien werden auch als Filter für Newsletter verwendet.

Gästekategorien

Zimmerkategorien

Zimmerkategorien sind ein wichtiger Bestandteil des Anfrage Managers, Channel Managers und der Online Buchung.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihren Zimmerplan in Bezeichnung und farbiger Kennzeichnung.

Zimmerkategorien

Vertriebskanäle

Vertriebskanäle (Channel Codes) geben Ihnen Auskunft darüber, wie Ihre Buchungen zustande kommen (woher oder von welcher Plattform bzw. von welchem Vertriebspartner). Diese sind wichtiges Werkzeuge zum Messen der Aktivitäten Ihrer Vertriebspartner. Bei Online Buchungen oder Buchungen, die durch den Anfrage Manager zustande kommen, wird der Channel Code automatisch gesetzt.

Vertriebskanäle

Hauptwarengruppen

Hauptwarengruppen sind ein wesentlicher Bestandteil des Reportings. Sie dienen zur besseren Übersicht für Ihre Buchhaltung und zur Weitergabe an div. Buchhaltungsprogramme.

Hauptwarengruppen

PreCheckIn

Damit für Ihre Gäste der Aufenthalt in Ihrem Haus so angenehm wie möglich beginnt und an der Rezeption keine Anmeldeformalitäten mehr abgearbeitet werden müssen, kann der Gast vor Ankunft seine Daten aktualisieren.

Sie bestimmen welche Felder für den Gast sichtbar und welche Felder änderbar sind.

Beim Check-In muss nur noch die fertige Anmeldung unterschrieben werden.

PreCheckIn
PreCheckIn

Lücke Bewertung

Anhand der Gewichtungspunkte legen Sie für Ihr Haus individuell fest, wie vielen und welchen Gästen Lücken automatisch angeboten werden sollen.

Lücke Bewertung

Lücke Standardgast

Eine fiktive Gästekartei dient als Pseudonym für Ihren Lückenmanager und Ihre Restplatzbörse.

Lücke Standardgast

Zimmerstammdaten

Zimmerstammdaten

Zimmerinfo (Name, Belegung, Beschreibung)

Weil auch manchmal innerhalb einer Zimmerkategorie der kleine feine Unterschied eine große Wirkung hat, können Sie online jedes einzelne Ihrer Zimmer individuell präsentieren.

Heben Sie die Besonderheiten anhand von Beschreibungen und Bildern hervor und geben Sie fein abgestimmte Belegungsvarianten für jedes Ihrer Zimmer frei.

Zimmerinfo

Zimmerbilder

Das passende Bild zum richtigen Zimmer.

Zimmerbilder
Zimmerbilder

Aufgabenplanung - To Do

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, Ihre Aufgaben termingerecht zu planen. Bereits erledigte Aufgaben können jederzeit wieder aufgerufen und kontrolliert werden.

Teilen Sie Ihren Mitarbeitern personalisiert Aufgaben zu oder setzen Sie generell To Do`s für das gesamte Rezeptionsteam. Die Aufgabenplanung ist mit Ihrem Zimmerplan verknüpft. Dadurch können auch Besorgungen für Ihre Gäste nicht übersehen werden.

Aufgabenplanung - To Do

Standardleistung

Es kann für jedes Zimmer eine Standardleistung aus Ihrem Leistungspool definiert werden. Dies beschleunigt den Arbeitsvorgang bei der Angebotslegung.

Standardleistung

Leistungsvarianten

Hiermit übersteuern Sie Restriktionen für Ihre Onlinebuchung.
Diese Funktion verwendet man z.B. wenn man ein Doppelzimmer auch zur Einzelnutzung, jedoch mit einem Mehrpreis, zur Buchung freigeben möchte.

Leistungsvarianten

Online buchbare Leistungen

Behalten Sie Ihre online buchbaren Leistungen stets im Überblick. Hier finden Sie eine Auflistung aller Leistungen die in dieser Zimmerkategorie online buchbar sind.

Online buchbare Leistungen

Onlineviewer

Sie vermieten Appartements im Auftrag unterschiedlicher Eigentümer?
Hier ordnen Sie die Appartements den Eigentümern zu, damit diese online über eine APP Einsicht in ihren Belegungsplan nehmen können.

Onlineviewer

Gastrodat URL

Dies ist eine Verlinkung zu den Zimmerdetails, die zu diesem Zimmer auf Ihrer Homepage führen.

Angezeigt werden die Zimmernummer, mögliche Belegungen, hinterlegte Standardleistung und Bildmaterial, buchbare Leistungen und dazu passende Preislisten bzw. Preisvorschauen.

Gastrodat URL

Einstellung Leistungen

Einstellung Leistungen

Viele Wege führen bekanntlich nach Rom. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie auf unterschiedliche Art und Weise zu Ihren Leistungseinstellungen gelangen.

Übersicht

In diesem Fenster finden Sie alle Funktionen, um Ihre Leistungen einzustellen. Sie werden staunen, welche Möglichkeiten Sie hier finden.

Leistungen Übersicht
Leistungen Übersicht

Pauschalen

Legen Sie Leistungen mit Unterleistungen an - Vom einfachen Zimmer mit Halbpension bis zur perfekten mehrtägigen Golfpauschale, Skipauschale, Wellnesspauschale uvm...

Pauschalen

Sonderpreise

Hier legen Sie Altersstufen und Ermäßigungen bzw. Preise für Kinder und zus. Personen fest - ganz individuell als absoluter Betrag, in Prozenten oder mit Fixpreis. Selbst Ausnahmen in unterschiedlichen Saisonzeiten sind möglich.

Sonderpreise

Sonderrabatte

Definieren Sie Longstay-Rabatte oder Kurzaufenthaltszuschläge. Diese fließen automatisch in die Preisberechnung mit ein und werden auch steuerlich richtig zugeordnet.

Sonderrabatte

Sonderfunktionen

Hier können Sie z.B. Pensionsarten bei Ihren Leistungen hinterlegen. Sobald die gewünschte Leistung aufgebucht wird, wird automatisch die richtige Pensionsart im Termin eingestellt und an die Verpflegungslisten übergeben.
Sie vermieten Campingplätze? Dann haben Sie hier die Möglichkeit bei der Leistung “Stromverbrauch” Ihren Zählerstand einzugeben.
Sie arbeiten mit der Kellnerverwaltung? Dann können Sie Ihre Restaurantleistungen Ihrem Servicepersonal zuordnen.

Sonderfunktionen Leistungen

Zusatzleistungen

Das Highlight für Ihre Onlinebuchung!

Sie können pro Zimmerleistung bis zu 9 Zusatzleistungen online buchbar machen. So können Ihre Gäste bereits bei der Buchung Skipässe, Wellness-Anwendungen, Verleihartikel, Parkplätze, etc… dazubuchen.

Zusatzleistungen

Online buchbar

In dieser Funktion geben Sie online buchbare Zimmerleistungen für ausgewählte Zimmerkategorien frei.

Online buchbar

Bilder

Animieren Sie Ihren Gast zum Buchen und zeigen Sie ihm, was er bekommt.
Bilder, die Sie hier hinterlegen, werden als Slideshow im Digitalen Angebot wieder gegeben.

Bilder Leistungen

Textblöcke

Leistungsbeschreibungen und Bilder, die hier eingebaut sind, werden im Belegdesign verarbeitet und gegebenenfalls auch in der Onlinebuchung dargestellt.

Textblöcke Leistungen

HTML-Editor

Verwenden Sie den Html-Editor, um bereits bestehende Beschreibungen aus Ihren Textblöcken für das Digitale Angebot zu formatieren.

HTML-Editor

Setup Dashboard

Setup Dashboard

Dashboard

Einstellungen für die GASTROdat-Online-Produkte.

Dashboard

SMTP-Daten

ermöglicht einen Email-Versand im Namen Ihres Hotels (für alle zu versendenden Bestätigungen)

SMTP-Daten

SMTP-Daten

Setup Anfragemanager

Einstellungen Anfragemanager

Grundeinstellungen für den Anfragemanager bezüglich Design und Technik:
Grundaufbau der Ansicht, Links, Google-Tracking sowie der Text der Erfolgsseite.

Übersicht Anfragemanager

Zimmerkategorien

Eine Übersicht zu den angezeigten Zimmerkategorien, mit der Möglichkeit diese zu übersteuern.

Zimmerkategorien

Personendaten

Hier steuern Sie den Aufbau und die Pflichtfelder für das Kontaktformular des Anfragemanager.

Personendaten

Texte

Einstellmöglichkeit sowohl für Zustimmungs-Checkboxen vor Abschluss der Anfrage als auch den optischen und textlichen Inhalt der automatischen Anfragebestätigung an Ihre Gäste.

Texte

Übersetzungen

Hier haben Sie die Möglichkeit, die vordefinierten Beschriftungen der Buttons, Überschriften und Feldbezeichnungen zu ändern und in alle verwendeten Sprachen zu übersetzen.

Übersetzungen

Archiv

Eine Auflistung aller Anfragen inklusive aller Gast- und Aufenthalts-Informationen sowie deren Übertragungsstatus.

Archiv

URL & Parameter

Link für den Webdesigner inkl. Zusatzparameter für die Einbindung in die Webseite als Widget.

URL & Parameter

Setup Onlinebuchung

Einstellungen Onlinebuchung

Grundeinstellungen für die Onlinebuchung bezüglich Design und Technik: Grundaufbau der Ansicht, Links, optional die möglichen Zahlungsmodalitäten (siehe Onlinezahlung), Google-Tracking, Steuerung der Alternativzeiträume sowie der Text der Erfolgsseite.

Übersicht Onlinebuchung

Übersicht / Einstellungen Restriktionen

Eine Gesamtübersicht der erstellten Buchungskalender-Restriktionen.

Hiermit steuern Sie An- und Abreisebeschränkung (bestimmte Tage, bestimmte Uhrzeit), Mindestaufenthalte und Sperrzeiten für Ihren Buchungskalender (mögliche Koppelung mit Promo-Code).

Restriktionen
Restriktionen

Einstellungen Aktionen

Eine Gesamtübersicht der erstellten Aktionen.

Sie können Aktionen mit eigenen Gültigkeiten und Restriktionen in Kombination mit Frühbucher- und/oder Last-Minute-Rabatten erstellen (mögliche Kopplung mit Promo-Code).

Aktionen
Aktionen

Übersicht / Einstellungen Promo-Code

Eine Gesamtübersicht der angelegten Promo-Codes.

Sie können Promo-Codes erstellen, deren gültige Anzahl definieren und damit sowohl aktive Buchungskalender-Restriktionen für selektive Gäste aushebeln als auch spezielle Aktionen bewerben und rabattieren.

Promo Code

Promo Code

Personendaten

Hier steuern Sie den Aufbau und die Pflichtfelder für das Kontaktformular der Onlinebuchung.

Personendaten

Texte

Einstellmöglichkeit sowohl für Zustimmungs-Checkboxen vor Abschluss der Buchung als auch den optischen und textlichen Inhalt der automatischen Buchungsbestätigung an Ihre Gäste.

Texte

Übersetzungen

Hier haben Sie die Möglichkeit, die vordefinierten Beschriftungen der Buttons, Überschriften und Feldbezeichnungen zu ändern und in alle verwendeten Sprachen zu übersetzen.

Übersetzungen

Zimmerübersicht

Ein Übersicht aller Internet-Zimmer aus GASTROdat, inklusive Bild, Beschreibung, erlaubter Belegungsvariante und alle daran gekoppelten buchbaren Leistungen.

Zimmerübersicht

Archiv

Ein Auflistung aller Onlinebuchungen inklusive aller Gast- und Aufenthalts- Informationen sowie deren Übertragungsstatus.

Archiv

Einstellung Onlinezahlung

Einstellungen Onlinezahlung

Hinterlegung der Merchant-ID (Verbindungs-ID mit dem Zahlungs-Backend) und der Transaktions-Timeout-Einstellungen (steuert, wie lange eine Buchung ohne erfolgte Zahlung im System bleibt bzw. wie lange auf das Zahlungs- Backend gewartet wird).

Einstellungen Onlinezahlung

Texte

Steuerung der textlichen Bestätigungen für erfolgreiche und fehlgeschlagene Transaktionen.

Texte

Übersicht Transaktionen

Unterteilung in erfolgreiche (in GASTROdat eingegangen), fehlgeschlagene (Transaktions-Timeout überschritten) und offene Transaktionen (Transaktions- Timeout noch nicht abgelaufen).

Übersicht Transaktionen

Setup Bewertungsmanager

Übersicht Bewertungsmanager

Grundeinstellungen für den Bewertungsbogen bezüglich Design und Technik: Grundaufbau der Ansicht und Links sowie der Text der Erfolgsseite.

Übersicht Bewertungsmanager

Offlinefragen

Hier werden alle Fragen erstellt (inkl. Text und Bild) und definiert, welche davon im Online-Bewertungsbogen aufscheinen.

Offlinefragen

Onlinefragen

Übersicht aller Fragen, die sich aktuell um Online-Bewertungsbogen befinden.

Onlinefragen

Übersetzungen

Hier können Sie alle Fragen und auch Systemvariablen in die verwendeten Sprachen übersetzen.

Übersetzungen

Erfolgsseiten

Steuerung von Benchmark und Feedback (welcher Bereich des Gesamt- Prozentsatzes der Bewertung bewirkt welche Rückmeldung an Ihre Gäste).

Erfolgsseiten

Widget-Einstellungen

Steuert, unter welchen Voraussetzungen eine Bewertung im Widget auf der Webseite angezeigt wird.

Widget-Einstellungen

Archiv

Übersicht aller abgegebenen Gäste-Bewertungen.

Archiv

URL & Parameter

Link für den Webdesigner inkl. Zusatzparameter für die Einbindung in die Webseite.

URL & Parameter
Dynamic Pages AnfrageManager OnlineBuchung DigiEmail Digitales Angebot Digitale Reservierung MarketingManager LückenManager Setup